En todos los años que llevo prestando soporte y consultoría para empresas de todos los tamaños, una de las características constantes es la falta de respaldos de la información vital de la empresa. Realmente nadie piensa en respaldar la información hasta que pasa algún desastre, un disco duro dañado, una inundación, un incendio o un robo de los equipos, sobre todo en las PYMEs no se toma en consideración tener un plan de respaldo de datos constante, confiable y seguro, ya sea porque no tienen la información de como hacerlo, porque piensan que es muy complicado o costoso o porque simplemente piensan que es una perdida de tiempo.

En estos días en que toda nuestra información se encuentra digitalizada es indispensable respaldarla, piense que haría el día de mañana si la PC donde trabaja es robada, todos sus correos perdidos, documentos, contactos de clientes perdidos, no es un escenario que a nadie le gusta pensar pero que pasa más frecuentemente de lo que se imagina.

En esta guía vamos a ver cuales son los pasos para establecer un plan de respaldo automatizado, confiable, seguro y efectivo para cualquier tipo de empresa, ya sea que ud sólo maneje una sóla PC o maneje cientos de estaciones de trabajo.

Lo que debemos tomar en consideración para una estrategia de respaldo en nuestra empresa es:

Toda la Información no es Crítica

Normalmente cuando uno plantea que va a respaldar los datos de su PC a una persona en una compañía y le pregunta que es crítico respaldar, casi siempre la respuesta es todo. Pero en realidad esto no es así, uno tiene que definir muy bien cual es la información crítica para la empresa, por ejemplo la música que guarde un empleado en su PC no es crítica para las actividades de la empresa ni lo son las fotos de su última fiesta. En cambio su correo electrónico, proyectos, informes y papeles administrativos si lo suelen ser y tener un respaldo de estos es clave para el funcionamiento de la empresa en caso de cualquier eventualidad.

Lo importante de este punto es que NO TODA LA INFORMACIÓN ES CRÍTICA y hay que hacer un levantamiento de la que realmente lo es.

Otro punto importante es que dentro de la información crítica hay varios niveles, no es lo mismo perder los correos de un empleado que perder la información de nómina o de pago de los proveedores y siempre es aconsejable darle niveles de prioridad a la información para tener un mejor manejo de ella.

Una vez que definamos que información realmente necesitamos respaldar vamos en buen camino y podemos seguir con nuestra política de respaldo

Normalmente la data o información que es respaldada por las empresas es:

• Archivos creados por aplicaciones, como por ejemplo .doc, .odt, .xls, .mdb, .pdf, .ppt entre otros.
• Archivos de correo electrónico
• Directorios telefónicos y de contactos
• Favoritos de los navegadores como Firefox e Internet Explorer
• Base de datos
• Configuraciones de los equipos
• Archivos de CAD, PSD, XCF, etc.
• Imágenes y Fotografías de proyectos
• Configuraciones de servicios

Varias veces me he encontrado con personas que me preguntan que ya que el costo de los disco duros y otros dispositivos de almacenamiento es tan bajo por qué no respaldar todo?, la razón es muy sencilla eficiencia y administración, seguro los disco duros de ahora son económicos y pueden almacenar mucha información sin problemas, pero el tráfico que se genera en la red al hacer un respaldo de todo es muy grande sin mencionar el tiempo que tarda y más aún recuperar esa información puede convertirse en una tarea titánica por la cantidad de datos que se tienen.

Frecuencia de Actualización de la Información

Hay dos puntos importantes en cuanto a la actualización de la información

1. Que tan frecuentemente se actualiza la información
2. Si queremos guardar un histórico de la información o no

No toda la información se actualiza con la misma frecuencia, hay información que puede durar años sin ser modificada y otra que se actualice constantemente todos los días, es importante definir que información se actualiza y en que momento para hacer una política de respaldo más eficiente.

La mayoría de las aplicaciones de respaldos hacen esto automáticamente fijándose en la fecha de modificación del archivo y comparándola con la que tiene en el respaldo.

El otro punto es si queremos hacer un respaldo con históricos o duplicados, en este caso tenemos que indicarle al programa que no queremos que nos borre o sobrescriba ningún archivo y que vaya guardando los archivos con su respectiva fecha y con que frecuencia queremos hacer el respaldo. En caso de que haya información que se pueda sobreescribir o actualizar, se realiza un respaldo incremental donde sólo se actualiza lo que ha cambiado del archivo lo que mejora la eficiencia de nuestro sistema. Esto realmente va a depender del tipo de información y varía de empresa a empresa pero es algo importante que tenemos que tomar en cuenta ya que toda la información no es igual.

Cuando entro en discusiones de la frecuencia de respaldos de alguna información en particular yo suelo pedirle a mis clientes que piensen en que tanto trabajo tendrán que volver a hacer para generar la información si la perdieran, esto casi siempre define inmediatamente que tan frecuentemente se tiene que actualizar el respaldo de X o Y archivo, directorio, etc.

Respaldo Local o Remoto

Otro punto importante que hay que definir es si el respaldo se va a hacer local o remoto, ambas soluciones tienen sus ventajas y desventajas y lo recomendable es tener ambas implementadas aunque no siempre es lo más económico.

Respaldo Local

El respaldo local puede hacerse de varias formas en varios tipos de dispositivos. Los más comunes son:

• Servidor de respaldo con un arreglo RAID (múltiples discos en espejo), este servidor se coloca en red con una aplicación que respalde los datos automáticamente cada cierto tiempo, en estos tiempos el almacenamiento en disco duros es bastante económico y no se necesita que el servidor tenga una gran cantidad de recursos para efectuar esta tarea, casi siempre algún servidor que se haya sacado de circulación o inclusive una PC "vieja" puede hacer el trabajo. Claro hay servidores de alto desempeño para este tipo de tareas y la decisión va a depender del presupuesto con que cuenten.
• Disco duro Externo en Red o USB, si su empresa no tiene presupuesto para un servidor o un servidor que no utilicen para esta tarea y no cuenta con muchas estaciones de trabajo un disco duro en Red o USB puede hacer las veces de sistema de respaldo, estos disco duros no suelen ser muy costosos y hay de todas las capacidades, lo ideal sería tener dos de estos en espejo en caso de que alguno falle. En caso de ser un disco duro USB se tiene que compartir en Red entre las PC de la empresa.
• CDs, DVDs, si el respaldo que va a realizar no es tan periódico (1 o 2 veces al mes) puede utilizar un medio como un CD o DVD, en este caso sólo necesita una unidad capaz de grabar en cualquiera de estos medios y hay varias aplicaciones gratuitas y pagas que permiten hacer el respaldo sin ningún problema. Si quiere utilizar el DVD o CD más de una vez se recomienda comprar los que son regrabables. Estos medios no suelen estar recomendados para respaldos muy periódicos, y casi siempre se utilizan para guardar información histórica de la empresa (como facturas, recibos, proyectos antiguos, etc). Además se tiene que tener en consideración el almacenamiento seguro de estos discos en un contenedor cerrado que sólo tengan acceso personas autorizadas y que esté lejos del sol y la humedad. También se tiene que tener un sistema para catalogar y etiquetar que sea eficiente.
• Cintas Magnéticas, este fue el sistema de respaldo preferido por muchos y aún muchas empresas lo utilizan, ahora son un poco difícil de conseguir además que su capacidad de almacenamiento es un poco limitada. Al igual que con los CDs y DVDs hay que tomar en cuenta el almacenamiento (lejos de campos magnéticos), etiquetado correcto y la rotación (de la que hablaremos más adelante) y además son medios que son reutilizables.

Se puede utilizar también una combinación de cualquiera de los métodos que planteamos. Por ejemplo el respaldo del día a día se puede realizar en un servidor o disco duro externo y los históricos con más de un año de antiguedad en CDs y DVDs.

Las desventajas de utilizar un medio de respaldo local es que en caso de desastre o robo se verán igual de afectados que nuestros demás equipos, normalmente la información más crítica se respalda en un medio como un DVD y se puede guardar en una caja fuerte si se tiene alguna en la empresa de esta manera si hay algún incendio o inundación no se verá afectada y tiene menos probabilidades de que sea robada.

Aún así el respaldo local es una medida muy importante y es la primera línea de defensa para salvaguardar la información de nuestra empresa.

Respaldo Remoto

El respaldo remoto nos ayuda a protegernos contra desastres como incendios e inundaciones, contra robos y otras eventualidades que puedan ocurrir en el sitio principal de nuestra empresa. Este tipo de respaldo se puede realizar de varias formas:

• Servidor de Respaldos remotos, si nuestra empresa tiene varias sedes separadas geográficamente podemos colocar uno o varios servidores distribuidos entre las sedes para respaldar nuestra información a través de la red con una conexión segura. Así si pasa una eventualidad en alguna de nuestras sedes podemos recuperar la información fácilmente.
• Servicios de Respaldo remoto, hay varias empresas que ofrecen el alquiler de servidores dedicados o servicios de respaldos, con este tipo de servicios no se necesitan tener varias sedes simplemente se alquila el espacio que necesitemos para nuestro respaldo y se puede ir ampliando a medida que se necesite más. Este es uno de los servicios más populares de los que son llamados servicios de Nube donde una empresa ofrece capacidad y sistemas en demanda (on-demand) en la red. Asegúrese que a la hora de alquilar uno de estos servicios que tenga una fuerte política de seguridad y privacidad y que garanticen la integridad de sus datos, los proveedores de estos servicios están en la obligación de tener ciertas garantías de sus datos y de explicar cuales son los mecanismos que utilizan para garantizarlos, si se reusan a explicar esto no confíe en el proveedor.

Estos dos son los principales métodos, también hay otra forma que es la de guardar los respaldos realizados en CDs y DVDs en otra localidad, igualmente que en el respaldo local de estos discos es importante un almacenamiento y etiquetado adecuado.

El respaldo remoto trae como ventaja la distancia geográfica que disminuye el riesgo de perder los datos, como desventaja tenemos que si se llega a perder la comunicación por períodos largos de tiempo no se puede realizar el respaldo con regularidad.

Lo mejor de los dos mundos

La mejor solución es utilizar un respaldo local y remoto, así se tienen las ventajas de ambos y se compensan las desventajas de uno con el otro. Como lo mencionamos anteriormente la información que sea más crítica y con mayor prioridad se puede respaldar en ambos sistemas mientras que la menos crítica se puede hacer solamente local, lo cual disminuye los costos de inversión.

Seguridad ante todo

Cuando se hacen respaldos la seguridad es esencial ya que la información de nuestra empresa es sensible y no queremos que otras personas sin autorización la estén viendo. Se deben tomar en cuenta los siguientes puntos:

• Cifrar toda la comunicación entre el PC y el servidor de respaldos, esto es importante para que los datos no vayan a caer en las manos o ojos de alguien indebido que esté chequeando nuestra red, se recomienda utilizar SSL/TLS en todo momento de la comunicación. Nunca utilizar FTP para realizar respaldos o algún otro método de comunicación no cifrado. Esto es especialmente importante cuando se realizan respaldos remotos, pero hay que tomarlo muy en serio en las redes locales ya que la mayoría de los ataques en las redes son locales.
• Restringir el acceso al servidor de respaldo o al sitio donde se almacenen los respaldos. Aquí hablamos de tanto seguridad física, como seguridad lógica. Es importante que la información sólo la acceda personas autorizadas, recuerden que esa información es la de toda la empresa. Igual restringir lo más que se pueda el acceso físico, sobre todo en el caso de respaldos en DVDs y CDs ya que cualquiera puede sustraerlo si no están bajo llave en un sitio seguro.
• Tener un buen Firewall para proteger los datos y evitar que se pueda acceder el servidor de respaldos desde el exterior por personas no autorizadas.
• Siempre tener un antivirus en el servidor de respaldo y en cada una de las estaciones de trabajo sobre todo cuando se trabajan con estaciones en MS Windows, ya que si un archivo infectado es respaldado puede infectar toda la información en el servidor de respaldo o distribuirse a otras máquinas.
• Siempre tener algún método de chequeo de la integridad de la información como por ejemplo CRC o MD5, casi todos los programas de respaldos tienen algún método para comprobar que la información respaldada es una copia exacta de la original.
• Siempre revisar los logs del servidor de respaldos y estar atentos a cualquier acceso no autorizado o ataque.

Probar dos veces

Una vez que tengamos nuestro sistema funcionando y antes de colocarlo en producción debemos probarlo, tenemos que probar si el sistema funciona como queremos, que respalde los archivos que hemos dicho que respalde, que no tiene ningún problema de acceso y lo más importante que podemos recuperar la información.

Muchas veces he visto caso de personas que colocan sistemas de respaldo y no lo prueban o no solo prueban que pueden respaldar y confiados con esto a la hora de recuperar la información no funciona nada.

Siempre es importante probar cualquier servicio o sistema que instalemos y más importante aún probar cuando es un sistema del que vamos a depender en caso de una emergencia, nunca acepte la entrega de un sistema sin hacer todas las pruebas correspondientes y sin verificar que haga todo lo que le prometieron. No acepte frases como "claro que sin funciona" o "por supuesto si eso es algo muy sencillo", siempre pida las pruebas.

Un set básico de pruebas:

1. Respalde la información de un PC de pruebas, preferiblemente uno que no sea utilizado por nadie o que esté recién instalado (para evitar que se pierda información importante). O cree un directorio sólo para las pruebas con archivos falsos o duplicados.
2. Verifique que la información se respaldo correctamente
3. Borre la parte de la información respaldada y verifique que se puede recuperar y que funciona (es decir que se pueda abrir con la aplicación que le corresponde sin errores)
4. Verifique que la comunicación está cifrada y que sólo las personas autorizadas tienen acceso a la información.
5. Enjuague y vuelva a probar

Aplicaciones para realizar Respaldos

Hay muchas aplicaciones propietarias comerciales y de software libre tanto gratis como con soporte de gran calidad para respaldar la información. Como aquí apoyamos el software libre como mejor opción les vamos a dar algunas soluciones la mayoría gratuitas y algunas con opción a solicitar el soporte o una versión empresarial:

• AMANDA, tiene una versión de comunidad gratuita y otra empresarial con soporte paga, esta es una aplicación bastante popular. Soporta respaldos desde múltiples plataformas como Linux, MS Windows y Solaris. Además soporta respaldos locales y remotos, así como respaldo en disco duros, CDs, DVDs, cintas magnéticas y en servidores de terceros como Amazon S3.
• BACULA, es otra aplicación de software libre de nivel empresarial que tiene una versión de comunidad gratuita y otra versión empresarial. Soporta igualmente respaldos desde múltiples plataformas y tiene varias características interesantes.
• Clonezilla, es una alternativa a la popular herramienta Symantec Ghost Corporate Edition. Esta aplicación permite clonar discos o particiones enteras ya sea de una sola PC o de varias PC simultáneamente. Tiene algunas limitaciones aún como que no se puede clonar una partición que esté en uso o montada y que no puede hacer respaldos incrementales aunque están trabajando en eso.
• rsync. Viene incluida en prácticamente cualquier distribución de GNU/Linux y permite hacer todo tipo de respaldos locales y remotos, la única desventaja es que es totalmente por consola y requiere de ciertos conocimientos para su utilización, pero es una herramienta muy poderosa y no podía dejar de mencionarla.

Adicionalmente casi todas estas aplicaciones permiten comprimir los respaldos para que ocupen menos espacio.

Al ya empezar a tener una política de respaldo su empresa estará más segura y más preparada frente a cualquier eventualidad.

Espero que les haya sido de utilidad este artículo y pronto estaremos publicando otras guías y tutoriales interesantes.

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